25 Nov So gelingen Besprechungen: 4 Schritte für ein gutes Meeting

Was braucht ein wirklich gutes Meeting? Was können Moderator*in und Teilnehmer*innen beachten? Ich habe vier Schritte für gelungene Gruppensituationen für dich zusammengefasst.

So gelingen Besprechungen: 4 Schritte für ein gutes Meeting

Wir alle kennen sie: diese qualvollen Termine, in denen sehr viel geredet aber sehr wenig gesagt wird. In denen jede*r noch mal zu Wort kommen möchte, und niemandem so richtig klar ist, warum eigentlich. Ich habe mal hochgerechnet und bin auf viele hunderte Stunden gekommen, die ich bereits in Besprechungen verbracht habe. Zum Teil habe ich ganze Tage in Terminen gesessen, Powerpoint-Folien angesehen und mir Monologe über Themen angehört, die für meine Arbeit weitestgehend irrelevant waren.

Vor allem erinnere ich mich noch gut an dieses Gefühl der inneren Zerrissenheit: auf der einen Seite wartet ein Berg an Arbeit auf mich, auf der anderen Seite war ich aber verpflichtet, an dieser stundenlangen (ja, keine Übertreibung) Besprechung teilzunehmen. Denn mein Chef hatte sie als „verpflichtend“ festgelegt und schließlich wollte ich ja auch auf dem Laufenden sein und mit meinen Kolleg*innen netzwerken.

Wenn ich heute darauf zurückblicke, wundere ich mich, dass ich mich nicht viel früher gefragt habe, was ein gutes Meeting ausmacht. Ich wundere mich auch über mich selbst, warum ich nicht die Initiative ergriffen habe. Ich wundere mich, warum auch all die anderen Menschen diese innere Zerissenheit über sich ergehen haben lassen.

Dieser Artikel und auch die Podcastfolge #82 im Female Leadership Podcast soll dich inspirieren, dich als Teilnehmer*in oder Moderator*in für gewinnbringende, sinnvolle Meetings einzusetzen.

Diese groben Schritte können ein erster Einstieg für ein gutes Meeting sein:

Was macht also ein richtig gutes Meeting aus? Dazu habe ich ein paar Ideen und erste, grundlegende Schritte für dich zusammengefasst. Ich wünsche mir, dass sich mehr Menschen überhaupt diese Frage stellen: Was braucht eine richtig gute Besprechung für uns? Denn ich bin überzeugt: wenn wir achtsamer Meetings planen, sie mit mehr Klarheit durchführen und auch mit mehr Respekt unserer Zeit gegenüber an ihnen teilnehmen, dann gewinnen wir freie Zeit. Wertvolle freie Zeit, mit der man wirklich etwas bewegen kann.

1. Schritt: Zielklarheit – Was macht dieses Meeting zu einem guten Meeting?

Als Einladende beziehungsweise als Moderierende trage ich die Verantwortung dafür, dass das Ziel des Zusammenkommens erreicht wird. Dazu brauche ich Klarheit darüber, was mit diesem Termin überhaupt erreicht werden soll. Deshalb beginnt ein gutes Meeting mit diesem ersten Schritt:

• Was ist am Ende des Termins anders als vorher?
• Was haben wir konkret gelernt, erarbeitet oder geteilt?

2. Schritt: Agenda – Gibt es eine klare Agenda und eine (grobe) Zeitplanung?

Pünktlich zu beginnen und vor allem auch pünktlich zu enden, ist ein Zeichen von Respekt den Teilnehmenden gegenüber. Ich signalisiere damit, dass ich ihre und meine Zeit respektiere. Je klarer die Struktur allen Beteiligten und vor allem dem*der Moderierenden ist, desto leichter fällt erfahrungsgemäß auch das Einhalten der Zeit.



Tipp: Das Timeboxing

Die Zeit in sogenannte „Timeboxes“, in Zeit-Boxen, zu unterteilen ist ein hilfreiches Instrument. Dabei können die Boxen auch sehr kleinteilig sein. Beispielsweise kann jede Person 3 Minuten für ihren Redebeitrag zu einer konkreten Frage erhalten.

3. Schritt: Moderation – Wird das festgelegte Timing konsequent eingehalten?

Das Parkinson-Gesetz (mehr dazu findest du zum Beispiel in diesem brandeins-Artikel) besagt, dass wir so viel Zeit brauchen, wie wir zur Verfügung haben. Der*die Moderator*in kann diese Klarheit auch während des Termins immer wieder herstellen. Durch eine kurze Erinnerung „Wir haben noch 5 Minuten für dieses Thema“ oder „Jetzt haben wir 10 Minuten, um ein Zwischenergebnis zu dieser Aufgabe zu erarbeiten“ kann der*die Moderator*in sich diesen psychologischen Effekt zu Nutze machen. Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass in dieser Zeit auch wirklich das geplante Ergebnis erarbeitet wird. Unnötige Ausschweifungen werden außerdem unwahrscheinlicher.



Tipp: Mit einer Uhr das Timing sichtbar machen

Eine für alle sichtbar aufgestellte Uhr kann allen dabei helfen, den Zeitplan einzuhalten. Der*die Moderatorin kann durch das Zeigen zur Uhr elegant und ohne zu unterbrechen auf das Einhalten der Zeit-Boxen verweisen.

4. Schritt: Regeln – Klare Kommunikationsregeln aufstellen

Je klarer die Regeln, desto leichter ist es für alle Beteiligten, sich daran zu halten. Diese Regeln können beispielsweise im Meetingraum als Poster hängen. Sie können auch gemeinsam mit dem Team in einem Workshop erarbeitet oder weiterentwickelt werden. Eine Inspiration für mögliche Meetingregeln habe ich im Folgenden für dich zusammengestellt – sie entstammen dem agilen Projektmanagement:

Inspiration für Meetingregeln für ein gutes Meeting

• No Devices: Keine Handys, Laptops oder iPads im Meeting (mit Ausnahme des*der Moderator*in)
• Timeboxing: Anfang, Ende und Agendapunkte sind zeitlich begrenzt
• Zeitdisziplin 1: Zuspätkommen ist nicht akzeptabel
• Zeitdisziplin 2: Meetings starten und enden pünktlich
• Quickmeetings: Termine dauern 50 statt 60 Min oder 20 statt 30 Min
• Zielklarheit: Das Ziel eines Meetings ist vor Beginn allen klar
• Verantwortlichkeit: Ein*e Moderator*in ist verantwortlich für Ablauf und Regeleinhaltung

In diesem PDF-Formular findest Du die Meetingregeln als Übersicht zum Downloaden: Meeting-Regeln Download als Pdf

Außerdem geht es im Female Leadership Podcast in Episode 79: Agiles Projektmanagement um agile Methoden, die besonders für Meetings sehr hilfreich sein können.