Arbeiten im Homeoffice: 9 Tipps für die erfüllte und produktive Arbeit außerhalb des Büros

Wegen des Corona COVID19-Virus‘ haben wir uns entschieden, unsere sozialen Kontakte aufs Nötigste zu reduzieren – und arbeiten mit dem Team meiner Female Leadership Academy in der nächsten Zeit im Homeoffice. Ich habe ein paar Tipps für dich zusammengefasst, die mir bei der Arbeit zuhause helfen.

Erfüllte Arbeitstage im Homeoffice: Wo Struktur von außen fehlt, hilft die Struktur, die du schaffst

Als digitale Unternehmerin habe ich bei der Vorbereitung meiner Gründung vor einigen Jahren ausschließlich von zuhause gearbeitet. Ich hatte damals kein Team, geschweige denn ein Büro. Die räumliche Verschmelzung von Privatem und Beruflichen und vor allem die nicht vorhandenen Strukturen (z.B. durch andere Menschen und Räume) haben mir zu Beginn zu schaffen gemacht. Beim Arbeiten im Homeoffice fällt viel Struktur von außen weg.

9 Tipps, wie du dich im Homeoffice organisieren kannst

In den letzten Jahren habe ich klare Regeln für mich entwickelt, die es mir ermöglichen, eine Struktur für mich aufzubauen. So schaffe ich es, Homeoffice-Tage so zu gestalten, dass ich am Ende des Tages das Gefühl habe: Heute war ein guter Tag. Ich bin erfüllt und mache mit einem guten Gefühl Feierabend.

1. Plan before you start: Klare Struktur für dich aufsetzen. 
Eine klare Struktur für deinen Arbeitstag im Homeoffice hilft dabei

Bevor der Tag beginnt, plane ich, was zu tun ist. Das mache ich auch, wenn ich im Büro arbeite. Im Homeoffice allerdings ist diese Struktur für mich noch wichtiger. Dazu plane ich den Tag früh morgens oder am Vorabend grob vor. Natürlich kommt in der Regel Unvorhergesehenes dazu. Nichtsdestotrotz tut es mir gut, mit einer klaren Stuktur an die Arbeit zu gehen:

• Was sind die drei wichtigsten Ergebnisse, die ich heute erarbeiten werde?
• Was wird ungefähr wie lange dauern?
• Welche Schnittstellen habe ich heute mit wem aus dem Team?
• Wann mache ich Pausen? Was brauche ich für mein Wohlbefinden?

Diese Fragen fließen in meine Tagesplanung ein – im Idealfall bevor es losgeht.

2. Tools im Homeoffice

Es gibt digitale Tools, die dir beim Arbeiten im Homeoffice vor allem bei der Teamarbeit helfen können. Mehr dazu kannst du hier in meinem Beitrag zum Thema Teamarbeit im Homeoffice nachlesen. Fast noch wichtiger als digitale Tools sind für mich die Techniken, mit denen ich mich selbst strukturiere. Dazu zählen unter anderem folgende:

• Ich habe einen aufgeräumten Schreibtisch in einer schönen Umgebung. Wenn ich zwischen Wäschebergen und Abwasch ein Konzept entwerfen oder ein persönliches Gespräch führen soll, fehlt es mir an äußerer Ordnung. Denn die bedingt meine innere Klarheit und die bekomme ich nicht oder nur schwer, wenn im Außen Chaos herrscht. Bevor ich also an die Arbeit gehe, stelle ich sicher, dass meine Umgebung so aufgräumt und sortiert ist, dass ich mich wohlfühle.
• Alles, was ich brauche (Laptop, Notizbuch, Stift, Wasser, Kaffee) steht griffbereit.
• Außerdem arbeite ich mit einer Tagesplanung in einem Notizbuch. Dort sind alle To-Dos notiert und meine Tagesstruktur dokumentiert. (Wenn du mehr dazu erfahren möchtest, in meinem Kompaktkurs Selbstmanagement erstelle ich mit dir in sieben Tagen dein eigenes Notizbuch mit Bullet-Journal-System.)

Mehr zum Thema Ordnung und Aufräumen erfährst du auch im Female Leadership Podcast in Episode 95: Aufräumen – Wie du Ordnung schaffst und den Überblick behältst. Hier geht es direkt zur 95 bei Apple Podcasts und Spotify.

3. Video-Calls statt Telefonanrufe

Video-Calls schaffen eine andere Form der Kommunikation: Wir sehen einander im Team und können die Reaktionen und Gefühlslagen der anderen auch beim Arbeiten im Homeoffice besser einschätzen.

• Es fühlt sich auch einfach mehr nach Team und Gemeinschaft an, sich regelmäßig zu sehen. Deshalb haben alle unsere Laptops Kameras oder wir wählen uns von unterwegs mit dem Handy ein.
• Außerdem zwingen Video-Calls mich, mich wie fürs Büro anzuziehen. Statt den Tag im Pyjama zu verbringen, ziehe ich mein Büro-Outfit an und ziehe so eine klare Grenze zwischen Arbeit und Freizeit.

 

4. Klare Grenzen ziehen und frisch geduscht an die Arbeit gehen

Wo und wie die Grenzen zwischen Arbeit und Privatem im Homeoffice verlaufen ist sehr individuell. Über die Jahre habe ich gelernt, dass es mir gut tut, klare Grenzen zu ziehen.

• Ich arbeite nicht an allen Orten in meiner Wohnung. Das Schlaf- und Wohnzimmer sind tabu. Die Küche, die Terasse und das Arbeitszimmer sind Arbeitsorte. So habe ich räumliche Wechsel und kann beispielsweise tageszeitabhängig dort arbeiten, wo die Sonne ins Zimmer scheint. Gleichzeitig gibt es Orte, die ich nicht mit Arbeit verbinde, in denen ich meine Feierabend- und Morgen-Freizeit verbringe.
• Geduscht und angezogen die Arbeit zu beginnen ist eine weitere Grenze: Statt den Tag im Schlabberlook zu verbringen, gehe ich morgens geduscht und ordentlich angezogen an die Arbeit. Mir hilft es beim diziplinierten Einhalten von Grenzen und in der Konsequenz auch dabei, einen klaren Feierabendstrich unter meinen Arbeitstag zu ziehen.

 

5. Handy weg

Ablenkung zu minimieren ist eines der effektivsten Mittel, um produktiv zu arbeiten – insbesondere beim Arbeiten im Homeoffice. Statt ständig zwischen den Aufgaben hin und her zu wechseln, kann das fokussierte Arbeiten an nur einer Aufgabe dazu führen, dass ich deutlich mehr im Verlaufe eines Tages schaffe.

• Dazu habe ich alle Push Notifications auf allen Devices deaktiviert.
• Nur Terminerinnerungen auf meinem Laptop lasse ich zu, damit ich in meinen Fokusphasen keine wichtigen Meetings und Telefonate verpasse.
• Mein Handy lege ich während meiner Fokus-Phasen vollständig außer Sicht- und Griffweite. Der Griff zum Telefon ist so schlicht nicht möglich.

 

6. Deep Work Phasen

Erfüllte Arbeitstage sind vor allem die Tage, an denen ich Fortschritte in Themen erzielt habe, die wichtig und sinnvoll sind. Tage, an denen ich Dinge zuende gebracht habe (und sei es nur, einen ersten richtig guten Entwurf verfasst zu haben), sind gute Tage.

• Dazu richte ich mir wenn möglich mindestens eine sogenannte Deep Work Phase für mich ein: 60 bis 90 Minuten arbeite ich an einer oder (hintereinander) mehreren Aufgaben, die meine tiefe Konzentration und echte Denkleistung erfordern.
• Deep Work Themen sind zum Beispiel Projektpläne, Konzepte, Briefings, Verträge, Präsentationen oder Artikel.
• Die Deep Work Phasen kennzeichne ich in meinem Kalender, sodass mein Team sehen kann, dass ich in dieser Zeit nicht erreichbar bin.
• Wenn andere Menschen anwesend sind, kommuniziere ich klar, dass ich zu dieser Zeit nicht ansprechbar bin. Oder ich setze mich in einen Raum und schließe die Tür.

Mehr zum Thema Deep Work erfährst du auch im Female Leaderhip Podcast Episode 51: Deep Work vs. Shallow Work: 6 Impulse, wie du mit klarem Fokus deine Ziele erreichst. Hier geht es direkt zur Episode 51 bei Apple Podcasts und Spotify.

 

7. Pausen planen und einhalten

Wenn ich richtig konzentriert arbeite, dann gehen die Pausen leicht unter.

• Deshalb plane ich Pausen fest mit ein.
• Ein kleiner Spaziergang oder ein privater Anruf in der Mittagspause kann eine schöne Abwechslung sein. Vor allem Bewegung tut mir gut, auch um den Kopf freizubekommen und neue Energie zu sammeln.
• Ein Vorteil vom Homeoffice ist, dass beispielsweise eine Runde Joggen gehen oder Yoga ohne großen Zeitaufwand leicht in den Homeoffice-Alltag integrierbar sind.

 

8. Feierabend machen und einen klaren Schlussstrich unter den Arbeitstag ziehen

Gerade für diejenigen, die ihren Job so gern machen und so viel zu tun haben, dass es weiter und weiter gehen könnte: Es ist wichtig, Feierabend zu machen. Einen Punkt zu machen und den Arbeitstag zu beenden, hat für mich eine wichtige Bedeutung – vor allem im Homeoffice. Wenig ist anstrengender, als wenn sich die Arbeit einfach in die späten Abendstunden verlagert und die Tage einer Arbeitswoche einfach so ineinander fließen. Auf einmal gibt es dann nämlich keine Grenzen zwischen Arbeit und Privatem mehr. Dann sitzt dir beim Abendessen mit deinen Lieben noch die Deadline oder die Projektunterlage im Nacken. Das belastet – dich und dein Umfeld. Klar, mal geht das und lässt sich vielleicht auch nicht immer vermeiden. Nur wenn aus der Ausnahme die Regel wird, empfehle ich, achtsam einzugreifen und klare Schlussstriche unter die Arbeitstage zu ziehen.

9. Tipp für Nachteulen

Es gibt erwiesenermaßen Nachteulen (siehe Gamechanger Schlaf: 10 Tipps für gesunden Schlaf): Menschen, die in den späten Arbeitsstunden deutlich leistungsfähiger sind als in den frühen Stunden des Tages. Solltest du dich dazu zählen, kann das Homeoffice für dich ganz neue Möglichkeiten eröffnen. Statt den starren Vorgaben des klassichen Büroalltags (früher Tagesstart, in den meisten Unternehmen ist der Arbeitbeginn um spätestens 9 Uhr) folgen zu müssen, kannst du deinen Rhythmus in die Gestaltung deines Arbeitstages einfließen lassen. Das kann deine Produktivität und Erfüllung bei der Arbeit steigern. Dabei spielen natürlich die Rahmenbedingungen deines Umfelds und Jobs eine Rolle. Doch auch die lassen sich mitgestalten. Der Feierabend kann bei dir einfach verschoben später stattfinden. Ich empfehle nur auch dir als Nachteule, dass du einen Feierabend stattfinden lässt. Deine Freizeit ist auch wertvoll und ein erfülltes Leben besteht auch für Nachteulen aus mehr als Arbeit und Schlaf.