Remote arbeiten im Team: Diese 7 Tipps helfen bei der Führung von Teams im Homeoffice

Seit vergangener Woche arbeiten viele Teams vollständig oder teilweise im Homeoffice. Wegen des Corona COVID19 Virus‘ treffen viele Unternehmen Vorsichtsmaßnahmen, um persönliche soziale Kontakte auf das Nötigste zu reduzieren. Das gilt auch für mein Team (Female Leadership Academy) und mich: Wir haben unsere Arbeit vorerst vollständig ins Homeoffice verlegt. Erfahrungen mit Homeoffice-Arbeit im Team sammeln wir seit einigen Jahren.  Als digitale Unternehmung haben wir zwar ein Büro in Hamburg, brauchen wir keine physische Präsenz vor Ort, um zusammenarbeiten zu können.

Für viele Teams ist das räumlich von einander getrennte (auch remote genannte) Arbeiten allerdings neu oder noch ungewohnt. Vielleicht überlegst du gerade, ob du die Arbeit deines Teams auch dezentral organisieren kannst. Oder dich beschäftigt, wie das am besten funtkionieren kann. Ich habe dazu sieben Learnings für dich als Tipps für die Teamarbeit im Homeoffice zusammengefasst.

Remote im Team arbeiten: 7 Tipps, die wir als Team gelernt haben

Wer mich kennt, weiß, dass mir die Nutzung von digitalen Tools zur Zusammenarbeit und persönlichen Entwicklung ein Anliegen ist. Unsere Onlinekurse in der Female Leadership Academy sind vollständig digital absolvierbar – keine physische Präsenz ist erforderlich. Als digitale Unternehmung haben wir in den letzten Jahren einiges über das remote Arbeiten gelernt – und wir lernen täglich dazu. Wir arbeiten  täglich mit Freelancer*innen und Teilzeitkräften, die ein fester Teil des Teams sind. Das geht nicht allen Organisationen so.

1. Im Homeoffice die Erreichbarkeit sicherstellen

Wenig ist frustrierender, als wenn Informationen nicht fließen und Entscheidungen nicht getroffen werden. Das gilt auch in der Homeoffice-Arbeit. Unsere Faustregel: Wer nicht im Termin ist, ist erreichbar und meldet sich spätestens nach 10 Minuten zurück, wenn der Versuch der Kontaktaufnahme (z.B. via Telefon, Chat oder Videokofenrenz-Tool) nicht erfolgreich war.

2. Informationsautausch in Echtzeit (z.B. via Shared Documents) erleichtert die Zusammenarbeit

In Echtzeit aktuelle Informationen zu erhalten ist vor allem in dynamischen Unternehmensumfeldern wie bei uns wichtig. Im Laufe eines Tages kann sich viel ergeben und es ist motivierend und hilfreich, wenn jede*r nachvollziehen kann, wie der aktuelle Stand zu einem Thema ist. Dazu nutzen wir einfache Shared Documents, wie G-Suite von Google oder Microsoft 365 sie anbieten. In Google Sheets werden aktuelle Verkaufszahlen aktualisiert oder in Google Docs ein Projektkonzept bearbeitet. So kann jede*r zu jeder Zeit aktuelle Informationen ergänzen oder nachlesen.

Klarheit darüber, welches Tool beim remote Arbeiten für welches Thema genutzt wird, hilft dem Team in der Kommunikation. Wir haben beispielsweise einen Whatsapp-Chat im Team, in dem wir vor allem Terminliches, das sich ad hoc ändert abstimmen. Andere Teams nutzen dazu beispielsweise Slack-Channels. Unser 1:1-Austausch läuft überwiegend über E-Mail und Google-Hangouts. Zur Projektplanung nutzen wir Asana und G-Suite. Dabei ist das konkrete Tool zweitranging: Wichtig ist, dass jede*r im Team weiß, welche Lösung wofür verwendet wird.

3. Team-Calls und 1:1-Gespräche am besten per Video schaffen Team-Gefühl

Der Austausch im Team ist nicht nur für den Informationsfluss wichtig, sondern auch fürs Gefühl. Fühlt sich jede*r im Team gesehen? Kann jede*r Sorgen und Ängste loswerden? Gibt es zwischenmenschliche Team-Themen, die zu klären sind? In der Homeoffice-Arbeit fehlt der „kurze Dienstweg“ zu Kolleg*innen. Es gibt keinen Plausch an der Kaffeemaschine oder ein gemeinsames Mittagessen. Den Bedarf zum Austausch mit anderen haben wir aber trotzdem. Deshalb ist es umso wichtiger, regelmäßige Gelegenheiten zum zwischenmenschlichen Austausch im Team zu schaffen.

Tipp: Kurze Check-Ins

Am Anfang der meisten Meetings machen wir kurze Check-Ins. Wie geht es mir heute? Diese Frage beantworten wir reihum im Team. So schaffen wir Raum für jede*n im Team und für Themen, die uns abseits der Arbeitsthemen bewegen. Gerade im Homeoffice kann der persönliche Austausch leicht zu kurz kommen. Die Check-Ins sind ein kleiner Baustein, um das zu ändern.

4. Remote Arbeiten lebt von Termindisziplin

Gepflegte Kalender und das disziplinierte Einhalten von Meeting-Zeiten ist auch im Homeoffice für mich unverzichtbar. Das führt zum einen zur Transparenz: Wen kann ich gerade erreichen und wen sollte ich gerade nicht stören. Zum anderen schafft es die Möglichkeit, einen klaren Tagesplan einzuhalten, den ich mir selbst aufstelle. Wenn Video-Calls und Telefonate ständig überzogen werden, bringt das meinen Plan durcheinander und kann zur Frustration führen, weil ich meine Aufgaben für den Tag nicht erledigt bekomme.

5. Klare Kommunikation über Aufgabenverteilung, Deadlines und gegenseite Erwartungen

Wer arbeitet woran? Was ist zu erledigen und bis wann? Klarheit ist ein essentieller Bestandteil der Kommunikation im Team. In Remote-Teams ist es noch wichtiger, da ich eben nicht mal eben die Kollegin ansprechen kann, weil sie neben mir sitzt.

Warum ist die Aufgabe sinnvoll und welchen Beitrag leiste ich zum Teamerfolg? Regelmäßige Check-Ins, um im Team Hilfe anzubieten und sich zu Fragen austauschen zu können, helfen außerdem. So kann ich mich austauschen, sollte ich mal nicht weiterkommen.

6. Handy weg und Deep Work Zeiten blocken

Nicht nur Termine mit anderen erforfen ein ungestörtes Arbeitsumfeld. Auch die konzentrierte Arbeit an einem Thema braucht Fokus und Ruhe. Wenig ist störender (vor allem auch in der Führung der Generation Y/Z siehe Simon Sineks Video zu „Millenials in the Workplace“) als das ständige Gestört-Werden durch mobile Devices. Ich habe für mich handyfreie Zonen eingerichtet und empfehle es auch jedem*jeder in meinem Team. Feste Deep Work Zeiten (meist 60 bis 120 Minuten) zum sehr konzentrierten Arbeiten an Aufgaben, die meinen vollen Fokus brauchen, helfen mir, meinen Tag sinnvoll und erfüllend zu gestalten. Wenn dich das Thema Deep Work interessiert, erfährst du hier im Female Leadership Podcast „Episode 51: Deep Work vs. Shallow Work: 6 Impulse, wie du mit klarem Fokus deine Ziele erreichst“ mehr dazu. Hier geht es direkt zur Episode 51 bei Apple Podcasts und Spotify.

7. Remote-Arbeit braucht Vertrauen und Kommunikation

Im Homeoffice steht die Chefin nicht neben dem Rechner der Kollegin und kann überprüfen, ob und wie gearbeitet wird. Nur nebenbei gesagt, geht das im Büro übrigens auch nicht. Homeoffice-Arbeit braucht das Vertrauen, dass jede*r im Team seine*ihre Arbeit gerne und gut macht. Natürlich läuft nebenbei mal die Waschmaschine und in der Mittagspause wird der Hund Gassi geführt. Doch mindert das automatisch die Produktivität oder Leistungbereitschaft? Nein. Wer den ganzen Tag zuhause liegen und Videospiele spielen möchte, der*die wird auch ohne Homeoffice Wege finden, das zu tun.

Klare Aufgaben und Deadlines können dabei helfen, trotz oder gerade wegen Wäsche und Hund motiviert zu arbeiten. Wir können einander im Team helfen, Homeoffice-Tage zu gestalten, die uns mit einem Gefühl der Erfüllung zurücklassen. Denn das Risiko besteht nun mal, sich nach einiger Zeit beim remote Arbeiten allein oder frustriert zu fühlen. Gerade Teams und Mitarbeiter*innen, für die Homeoffice-Situationen noch ungewohnt sind, können einander helfen, das Beste daraus zu machen. Das lebt von einem Lernprozess, in dem wir im Team im Austausch sind. Wenn ich weiß, an wen ich mich wenden kann, auch um über die Homeoffice-Situation und meine Bedürfnisse in der remote Arbeit zu sprechen, kann das ein wichtiger Bestandteil sein, der Vertrauen fördert und uns im Team trotz räumlicher Distanz enger zusammen wachsen lässt.

Weiterlesen: 9 Tipps, wie du dich gut im Homeoffice organisieren kannst

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